効率的に仕事をするとは
スケジューリングすることの大切さ
長期的なスケジュール表と、短期的なものを使い分けましょう。
ここでいう長期とは、1ヵ月単位で十分です。
年単位で目標や見通しを立てるということも大切ですが、あくまでもそれは「目標達成」のために適した方法だと考えられます。
仕事の効率化という視点から言うと、1ヵ月単位で計画、納期などの期日に関すること、重要な予定等を整理しておくのが良いでしょう。
一方、短期的なスケジューリングは1週間から2週間単位で行いましょう。
納期や提出期限といったものを、例えば赤ペンで分かりやすく記入しておきます。
そこに向けて、日々やるべきことを大まかに書き出していくのです。
このように日割りでやるべきことを考えてみると、意外と時間に余裕がないことに気づくことがあるかもしれません。
どれほどの遅れが生じているのか、進捗具合を自分自身で確認することも容易になりますし、上司に報告が必要な場合にも改めて確認する手間が省けます。
TODOリストの作成を習慣化する
これまでにTODOリストの作成に挑戦したことはありませんか？
実際、仕事の効率化を図るために取り組む方が多いのですが、残念ながら継続することができない方が多いのも事実です。
効果を実感する前に、面倒くさくなってしまうのでしょうか。
リストを作成することのメリットはたくさんあります。
業務内容や自身の頭の中を整理するためにも、朝一番に取り組むのが効果的です。
やるべきことを「見える化」することで、やる気を出したり、仕事の優先順位を確認したりできます。
また、完了した作業にチェックしていくことで、モチベーションアップにもつながります。
このサイトでもスマホの活用についてご紹介していますし、スマホのツールやアプリなどでTODOリストの作成が可能ですが、これに関しては、手書きのメモをおすすめします。
習慣化させるためには、サクッと簡単に仕上げてしまうことが重要だからです。